KURUM ÇALIŞANLARI İÇİN SOSYAL MEDYA POLİTİKASI (YOL HARİTASI)

İnternet ve Sosyal Medya, evrenin halen genişlemekte olduğu hakkındaki teori ile neredeyse bire bir örtüşmektedir. Sürekli büyüyen ve kontrolü gittikçe zorlaşan bir dünyadan bahsediyoruz. Peki; böyle bir dünyada bazı kurallar olmadan yol almak ve yaşamak mümkün mü? Ya da şöyle soralım soruyu: Ne kadar sağlıklı ve güvenli bir yaşam tarzı olabilir?

Dünya kurulduğu ve insanlığın çıktığı tarihten beri biraraya gelen toplumlar, daha sağlıklı ve huzurlu bir yaşamın tesis edilebilmesi için bazı kurallar oluşturmuşlardır. Mutlak bir uyum olmamasına rağmen, insanların bugünlere gelmesinde önemli rol oynamıştır bu kurallar. Dolayısı ile şirketlerinde ticari yaşamlarında sağlıklı ve sürdürülebilir şekilde var olabilmeleri için, her markanın ve firmanın mutlaka kurum çalışanlarının Sosyal Medya dünyasındaki iletişimini, kurum değerleri doğrultusunda düzenleyen bir Sosyal Medya Politikasına, diğer bir ifade ile yol haritasına ihtiyacı vardır.

Her kuruma özel olarak oluşturulması gereken bu politika; Sosyal Medyayı etkili, etik ve yasalara uygun olarak nasıl düzgün bir şekilde kullanacağınızı anlamanıza yardımcı olacaktır.

“Aksi durum şudur: Bir araç ile yola çıkıyorsunuz ama ne göstergesi var, ne freni ne de bir kaza anında riski azaltacak emniyet kemeri!”

Bir firma ya da markanın, sorumluğu olduğu temel bazı kurumlar vardır. Bunlar; Devlet, yasalar, STK’lar, İş Ortaklıkları, Bayiler, Çalışanlar, Hissedarlar gibi. Dolayısı ile Sosyal Medya Kullanım Politikası oluşturulurken, bunlar dikkate alınmalı ve temelde “Kurum İçi” ve “Kurum Dışı” olmak üzere 2 ana başlık altında toplanmalıdır.

Kurum İçi Sosyal Medya Kanalı

Sadece marka çalışanları ile markanın onayladığı ve sağladığı, sahibi olduğu, kontrol ettiği, diğer kişilerin kullanabileceği bir sosyal medya kanalını ifade eder. Bunlar; marka bünyesindeki bloglar, şirket BT bölümünün veya markanın sözleşmesi olan bir tedarikçinin (Dış Kaynak) sağladığı diğer sosyal medya hizmetlerini kapsayabilir.

Kurum Dışı Sosyal Medya Kanalları

Markanın sahibi olmadığı, sağlamadığı ve/veya kontrol etmediği bir sosyal medya uygulamalar bütünün kapsar. FaceBook, YouTube, Vimeo, Google+, Twitter,  LinkedIn, TripAdvsior, Foursquare, Tumblr, WordPress, Xing, FriendFeed gibi uluslararası şirketlerin genel kullanıma açık olarak sunduğu  çeşitli hizmetler örnek verilebilir.

Yukarıdaki tabloda, oluşturulması düşünülen Kurumsal Sosyal Medya Politikası kapsamında yer alması ve dikkat edilmesi ana başlıklar verilmiştir. Böyle bir çalışma, her kurumun kendi kültürü ve etki alanı analiz edilerek hazırlanması gerekir. Çalışanları sıkmamalı ama aynı zamanda kurallara uyumu etkin bir şekilde anlatmalıdır. Böyle bir planın sonunda, kurum çalışanlarının danışmak istedikleri konular için iletişime geçebilecekleri uzmanların iletişim bilgileri de kesinlikle yer almalı ve iletişim çift taraf temelli olmalıdır.